免费的企业图文档管理软件-EDM简单好用

企业图文档管理软件背景

随着计算机技术应用的普及和发展，无论是一个设计、生产主导型企业，还是政府机关抑或是一个外贸型公司。每天都会有各种应用系统在产生大量的电子文档，如设计图纸、销售订单，合同文本，法律法规或政府公告等等。如何利用、管理种类日趋繁多的电子文档已成为如何提升企业管理绩效的一大课题。因为对企业来说这些都是他们的工作成果和经验的结晶，是企业的宝贵财富。

其实，绝大部分企业不管是否有很强的文档集中分享的意识，都或多或少地在做文档集中共享的相关工作。比如：有的公司采用FTP服务器作为企业的文档存放空间；有的企业在内网用一台windows服务器做文件共享等等。这些都或多或少的給企业员工在共享、存放上带来了一定的效果，但是从易用性，安全性来来说还是不够的。

文档管理系统需求分析

企事业单位内部存在大量传统的普通台式机和笔记本电脑，员工日常的工作、研发、生产资料和数据就存储在这些传统的设备中。在资料共享和资料传输方面主要采用windows 自身的目录共享来完成。

而最近爆发勒索病毒是通过windows的目录共享的漏洞才能进行攻击的。（”勒索病毒”此次事件有一个特征，在无需用户任何操作的情况下，勒索软件即可扫描开放445文件共享端口的Windows机器，植入恶意程序，将电脑中的文件加密，只有支付黑客所要求赎金后，才能解密恢复。）

为此企事业单位非常需要一个：

1）国产软件

2）采用更高安全机制的文件共享解决方案

推荐使用Mobox享存作为应对解决方案。享存企业文档柜管理使用网络存储技术（不采用windows目录共享机制，从而绕开了445端口），可以快速便捷的在企业的任何有网络环境的地点上传下载工作资料和数据文件。这样不仅将整个企业的文件资料做到了统一集中化管理，减少了文件资料占用的存储介质空间，降低了文件在传递过程中感染病毒木马的风险，而且实现了企业办公的“随时随地”化，极大的提升了企业员工的工作效率，同时改善了员工的办公体验。

3）提供完善分级分权的文档管理功能

系统分3级：（系统管理员）-》可以授权给（文档柜管理员）-》可以授权给（文件夹管理员）。实现集团与分子公司间组织架构和职能既集中又能实现分权管理。

权限指定给（个人）、（角色）、（部门）、（单位）：可见、可展开目录、浏览，上传、下载、修改 等，完美的覆盖各种权限需求

图文档管理系统的架构

构建安全的企业文档存储管理解决方案

将分散在个人机器上的文件有序集中网络存储，实现异地存储备份

实现文件分享、协同编辑、及归档文件按权限上传或下载

图文档管理软件技术特定

高性能的文件服务

- 支持断点续传
- 文件高速上传及下载
- 支持秒传
- 文件支持去冗余存储技术

文件支持批量上传后或下载

常用文件浏览（office系列、pdf、图片、txt等）

可以与其即时通AM无缝集成

文件支持引用的方式加入文件夹

文档支持在线编辑

文档支持版本管理

支持文档成套管理

图文档管理系统层次结构

个人、部门、单位文档分层次管理

文档分个人、部门、单位文档进行管理也是出于安全上的考虑，特别是部门文档，采用部门网盘进行管理，同部门的人员缺省拥有访问权限，这是一种非常便捷的安全管控措施，不需要系统管理人员做太多的设置，在人员模型中只要把新增人员加入这个部门，那么这个部门的文档就向新成员开放

- 文档中心
- 部门共享
- 个人文档

文档中心

文档中心保存的是公司的一些基础性文档，如公司的管理制度，各种管理表单，技术基准等非常通用性的文档，如果没有进行特别的权限设置理论上单位网盘中的文档对全体成员开放。

部门共享

部门共享保存某一个部门的文档，这些文档的特点是专业性比较强，在部门内属于大家都需要了解的文档，如果没有进行特别的权限设置理论上部门网盘中的文档对部门中的全体成员开放。

个人文档

个人网盘是保存个人文档的地方，这部分文档是私密的，只有网盘的所有者才有权访问，其他任何人无法查询、浏览、下载其他人网盘里的文档，只有个人文档的所有者通过共享这样的方法才能把个人文档共享给他人

Mobox个人文档定位企业网盘功能，我们Mobox（基础版，30用户是免费的）

关于网盘功能参考：http://www.plm.cn/1710/

图文档系统的安全性

mobox对文档的安全性有以下几个方面考虑：

存储的安全
传输过程的安全
使用过程的安全

存储的安全

存储安全是指文件本身保存在服务器上的安全性，目前文件本身存储的安全主要由硬件来解决，比如采用RAID磁盘阵列的文件存储服务器进行文件存储。因为mobox目前采用的私有部署方式（即有企业自己构建文件服务器），因此这方面的安全性主要有企业自身来承担，开合信息只是提供一些建议和指导。

另外，考虑到有些大型企业会把数据库运维这样的一些工作外包给第三方公司，因此可以设置对一些特殊的文件进行服务器端加密保存，这样数据库运维人员也无法破解服务器保存的文件。

传输过程的安全

和很多文档管理系统不同，mobox没有采用FTP作为文件服务器，而是自己开发了一个专属的文件服务器，支持SSL加密传输，在传输过程中传输端采用对称加密算法、和哈希函数，采用对称加密算法（密钥称之为会话密钥）对传输信息进行加密得到密文，确保传输信息的保密性；采用哈希函数（生成文件摘要）确保传输信息的完整性。

使用过程中的安全

使用过程中的安全是mobox文档管理系统中安全的核心，具体采取了以下这些措施：

- 人员设定涉密等级
- 分个人、部门、单位设置文档的管理层次结构
- 部门、单位网盘可以限制某些人员的访问权限
- 日志记录
- 文档浏览采用流媒体方式进行浏览
- 浏览、下载可设定审核流程
- 报废文档处理
- 预归档机制
- 版本管理
- 回收箱机制