如何建设实施项目全生命周期管理平台

Gungho名称由来

“我们项目全生命周期管理平台的英文名称叫 Gungho，中文名叫“共好”，因为大家好才是真的好。

软件功能模块

各产品结构图

项目全生命周期管理平台产品设计初衷

在项目管理系统推行使用之前，人们都是用较原始的数据处理方式自己编辑、查看项目的数据情况，但是管理中大型复杂项目，人员众多，数据报表传递不及时，数据更新不精确，信息共享效率降低，也给项目管理带来了诸多难题。

企业项目管理需要解决的问题如下：

1、快速了解企业一共有多少个项目，各个项目进展情况、个人项目计划执行状态、项目内反馈问题处理如何等

2、清晰项目的各个阶段节点与期限，并自动提醒相关负责人

3、清晰了解项目资源分配及实际使用情况

4、全面了解到项目任务延期及阶段延期的原因，并提供完善变更管理，保证项目如期完成

5、分析统计项目各种数据，形成报表，来对项目执行进行风险评估

6、项目实施后需要对项目内的文档、反馈等进行规整，让其成为企业的知识库

项目全生命周期管理平台工作流程

项目管理工作流程图

项目全生命周期管理平台各功能模块介绍

项目创建

不是谁都能创建项目，只有被赋予权限的人员创建项目。

项目创建后需要设置项目属性：

项目名称、项目内容描述、项目周期、项目经理、项目成员、项目阶段、项目内权限配置、项目内相关审核流程配置等。设置好后，保存后项目建立。项目成立后系统会通过我们的企业内部通讯系统项项目成员发送消息进行提醒。

项目成员关系

项目模版

有些企业项目实施相对比较规范或标准，其项目计划、相关权限设置、流程设置、阶段设置等都非常相似。新项目可能主要就变更了一下人员。这类项目，我们实现可以建立项目模版，在项目模版内将项目核心参数（如：项目计划、项目权限、阶段等）都先建立好，生成项目模版。新项目的时候，可以通过套用项目模版来新建项目。

注意：项目模版的创建与项目模版的引用都有相关的权限控制

项目计划编制

将项目的预期目标进行筹划安排，对项目的全过程、全部目标和全部活动统统纳入计划的轨道，用一个动态的可分解的计划系统来协调控制整个项目，以便提前揭露矛盾，使项目在合理的工期内以较低的造价高质量地协调有序地达到预期目标，因此讲项目计划是龙头，具有头等重要的作用，同时项目计划可以在甘特图上显示也是一种管理方法。项目的各项工作的开展都是以计划为依据，使项目实施各阶段、各环节都做到有法可依、有据可查、有章可循，以此来协调项目的各项活动，因此项目计划是项目实施的指导性文件

项目计划中创建的任务并不能马上执行，必须要通过审核后系统才能触发任务下达。项目计划有以下3个状态

原先很多用户在没有上系统前，可能用excel来编写项目的计划，Gungho提供了一个标准的csv格式的计划模版文件，用户可以在excel中将计划编写好后，可以快速导入。

用户可以对导入的计划进行修改、增补，修改完成后，对计划进行提交审核。审核通过后项目计划正式生效

项目执行

当项目计划审批通过正式生效后，该版本的项目计划就处于执行状态。Gungho系统后台会根据项目计划自动分解计划任务。这些任务会分派到对应的执行人。执行人收到任务后，可以对任务进行处理。项目成员若发现问题可以在项目内进行问题反馈（任务管理、反馈管理怎样处理，在后面内容详细介绍）。

项目执行阶段主要做的事情看下图

项目计划变更管理

计划没变化快

世界上唯一不变的就是变化。

所有的计划都不可能是一成不变，计划本身就蕴含着无数的变化，尽管我们已经尽可能地在制定计划的时候穷尽所有变化的可能，但随着项目的推进、时间的延续，项目中还是会出现很多不可控的因素，最后导致项目变化。因此，项目管理系统必须有一套严密的项目计划变更管理流程，这是项目管理实施成功的关键所在。

多米诺效应

在一个相互联系的系统中，一个很小的初始能量就可能产生一系列的连锁反应，人们把这种现象称为 “多米诺效应”。

项目计划变更也一样，一个任务的延期会造成大量相关联任务的延期，最终影响项目的关键节点交付

关键

计划变更是从一个任务延期开始的，控制好每一个任务的延期是关键！

Gungho项目全生命周期管理平台的对策

简单计划变更流程

考虑到目有些实施项目管理的企业不一定有严格的计划变更流程，因此我们首先提供了一种简单的项目计划变更处理流程。

复杂计划变更流程

复杂计划变更流程是一个比较严谨的计划变更过程，首先计划的变更肯定是由某一个任务或多个任务的延期造成计划无法满足预期，需要变更。因此，首先任务的执行人提出任务延期申请，并说明原因、指出造成延期的责任部门，要求延期多少天。这些申请首先会到执行人所在的部门，得到部门负责人的认可，然后这些申请才会到项目经理。由项目经理发起多部门的延期任务申请确认，通过后由项目经理根据任务延期申请单里的信息改进项目计划，然后走审核流程通过后项目计划变更完成