项目文档管理的重要性及实现方式

在项目推进过程中，因管理不善丢失项目文件的情况时有发生。大家都都知道项目文档管理的重要性，如果一个项目缺乏项目文档管理，那么它也就不是一个规范、标准的项目。项目文档管理在项目开发中占有十分重要的地位和相当大的工作量，高质量、高效率的收集、归纳、分享、管理和保护项目文档，对于提高项目管理水平和项目质量有极其重要的意义。

做好项目文档管理方法：选择一款优秀的项目文档管理系统是一个非常不错的选择。推进Mobox 项目文档管理软件

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项目文档阶段/任务，提交文档完成度设置

项目在实施的时候，各个阶段或任务其对要求上交的文档是有要求的。这个判断可以有管理员来分析确定。当某一个阶段的文件已经提交完整，我们可以对这个文件夹设置一个“已完成”的状态标识，并对文件夹颜色进行区分，这样其他人员能一目了然的知道目前项目文档归档的状态

可以设置项目文件夹的状态

实用的文档分级分权管理

由于一个项目中，同一项工作有可能需要不同任务组的多个人员同时协作完成，因此权限设置必须类型广、组合多，针对特殊情况具有特殊的方法来应对。应当注意，权限管理是为了让项目人员在许可的权限下，更加可靠、准确的使用文档，绝不应该增加更多复杂不便的管理操作。

 

平常一个项目往往是一个团队参与，而每个成员都可能产生文档，如何做好项目文档管理，是项目管理者需要考虑的问题。

项目文档管理中常见问题

1）文档存储分散，难以统一控制，易丢失

大部分的文档都分散于不同员工的电脑里，丢失风险大。项目组成员获取相关文档信息不便，影响工作效率。

2）重要文件修改没有留痕，找不到责任人

重要的项目文件被修改，查询不到文档操作记录，找不到相关责任人，文档安全难以保障。

3）文档版本多次被修改，无法确定最终版本

项目文件被多人进行校阅，修改，导致最终版本混乱，无法区分最新版本，一旦看错文件，将会对项目进度及项目质量造成重大损失。

4）流程审批过程繁琐，异地难审批

使用传统的纸质流程，或者PC端线上审批流程，审批节点冗长而繁复，完成一个流程的审批需花费大量时间，未能及时获得审批信息，导致延误工期，造成损失。

5）大文档传输不便，文档搜索查找困难
电脑硬盘存储了非常多的文件，随着文件越来越多，查找所需要的文件就会变得越来越困难。

项目文档管理的重要性

1）知识积累

避免人员调动，员工离职等带来的知识的流失；构建和规范项目文档库。

2）知识安全

保护文档隐私，避免信息泄露。对权限的设置更加严格。

3）文档质量

创建项目的知识体系和脉络，有效保证文档的正确性，降低质量事故发生率。

4）成果交付

项目文档作为项目交付物，是项目验收的依据。尤其对于研发类项目而言，最后的交付物基本都是各类文档